VereinskassenbuchAllgemeine Bedingungen für das Vereinskassenbuch
[Entwurf zur rechtlichen Prüfung. Gelb markierte Stellen sind geschäftliche Festlegungen, die du treffen musst.]
1. Geltung und Vertragspartner
Diese Bedingungen gelten für die Nutzung des Online-Dienstes „Vereinskassenbuch“ durch Vereine (Kunde) und werden Bestandteil jedes Vertrags mit s/e smarte events OG, Gaalerstraße 4, 8720 Knittelfeld, FN 647437 p, Landesgericht Leoben (Anbieter). Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter sie ausdrücklich schriftlich anerkennt. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Vereine, die den Dienst für ihre Vereinstätigkeit nutzen (Unternehmer im Sinn des Konsumentenschutzgesetzes), nicht an Verbraucher.
2. Leistung
Der Anbieter stellt dem Kunden eine eigene Instanz des Vereinskassenbuchs (eigene Datenbank, eigene Internetadresse) zur Verfügung: Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, Konto und Handkassa, Belege, Auswertungen, Budgetprognose, Saisonverwaltung, Benutzerverwaltung, Sicherung und Export, Hilfe und Support über die Software. Der Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Beschreibung auf der Website und dem Angebot. Der Anbieter darf die Software weiterentwickeln und aktualisieren, sofern die vereinbarten Funktionen im Wesentlichen erhalten bleiben. Freiwillige, unentgeltliche Zusatzleistungen (zum Beispiel der optionale KI-Kommentar zur Prognose) darf er jederzeit ändern oder einstellen.
3. Vertragsabschluss und Einrichtung
Der Vertrag kommt zustande, indem der Kunde sich auf der Website des Anbieters anmeldet, seine E-Mail-Adresse bestätigt und der Anbieter die Instanz einrichtet; auf Wunsch kann er auch durch Annahme eines Angebots in Textform (E-Mail genügt) zustande kommen. Der Anbieter richtet die Instanz ein und übermittelt dem vom Kunden genannten Verwalter einen persönlichen Einladungslink. Der Verwalter legt sein Passwort selbst fest; der Anbieter kennt es nicht.
Der erste Monat nach der Einrichtung ist kostenlos (Testmonat). Der Kunde hinterlegt bis zum Ende des Testmonats seine Zahlungsdaten beim Zahlungsdienstleister Stripe (siehe Punkt 4). Hinterlegt er sie nicht rechtzeitig, darf der Anbieter den Zugang nach dem Ende des Testmonats sperren; die Daten bleiben dabei erhalten, und der Zugang wird nach Hinterlegung der Zahlungsdaten unverzüglich wieder freigegeben. Werden die Zahlungsdaten auch 90 Tage nach der Sperre nicht hinterlegt, darf der Anbieter die Instanz samt Daten löschen; abweichend von Punkt 10 geschieht das auch ohne Kündigung, der Anbieter kündigt die Löschung aber vorher mit angemessener Frist in Textform an und der Kunde kann seine Daten bis dahin exportieren.
4. Entgelt
Das Entgelt je Verein beträgt, jeweils inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer (Bruttopreis): 7,90 € bei monatlicher, 20,00 € bei vierteljährlicher, 37,00 € bei halbjährlicher und 69,00 € bei jährlicher Zahlung. Der Kunde wählt den Abrechnungszeitraum; das Entgelt wird jeweils im Voraus für den Abrechnungszeitraum fällig und mit der hinterlegten Zahlungskarte über den Zahlungsdienstleister Stripe abgebucht. Die Rechnung erhält der Kunde per E-Mail. Eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an. Das Zusatzmodul Mitgliederverwaltung kostet zusätzlich 2,00 € bei monatlicher, 6,00 € bei vierteljährlicher, 11,00 € bei halbjährlicher und 20,00 € bei jährlicher Zahlung. Aktion: Vereine, die sich bis einschließlich 31.12.2026 anmelden, erhalten auf die erste Rechnung nach dem Testmonat einen Preisnachlass von 50 %; ab dem zweiten Abrechnungszeitraum gilt das Entgelt ohne Nachlass. Der Nachlass ist nicht mit anderen Aktionen kombinierbar und nicht ablösbar. Als Zahlungsart steht die Zahlung mit Kredit- oder Debitkarte (Visa, Mastercard, American Express, auch über Apple Pay und Google Pay) zur Verfügung; andere Zahlungsarten, insbesondere Zahlung auf Rechnung per Überweisung, werden nicht angeboten. Schlägt eine Abbuchung fehl, wiederholt Stripe sie nach eigenen Regeln, und der Anbieter benachrichtigt den Kunden. Bei Zahlungsverzug darf der Anbieter den Zugang nach vorheriger Mahnung und angemessener Nachfrist vorübergehend sperren; die Daten bleiben dabei unverändert erhalten, und der Zugang wird nach Zahlung unverzüglich wieder freigegeben. Entgelte dürfen höchstens einmal pro Kalenderjahr mit einer Vorankündigung von 3 Monaten in Textform zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums angepasst werden. Bei einer Erhöhung kann der Kunde den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Erhöhung zum Ende des bisherigen Abrechnungszeitraums kündigen; darauf weist der Anbieter in der Mitteilung hin.
5. Laufzeit und Kündigung
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann vom Kunden jederzeit zum Ende des jeweils laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden, ohne Kündigungsfrist, im Kundenportal des Zahlungsdienstleisters oder in Textform (E-Mail genügt). Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Ende des jeweils laufenden Abrechnungszeitraums in Textform kündigen. Bereits bezahlte Zeiträume werden bei Kündigung nicht anteilig erstattet; der Zugang bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bestehen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
6. Pflichten des Kunden
Der Kunde ist für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der erfassten Daten und Belege verantwortlich und hält die für seine Buchführung geltenden gesetzlichen und vereinsrechtlichen Vorschriften ein. Zugangsdaten sind geheim zu halten; Zugänge und Berechtigungen vergibt der Verwalter des Kunden. Der Kunde darf keine rechtswidrigen Inhalte speichern und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) erfassen. Der Kunde sorgt dafür, dass seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt werden, und lädt dazu regelmäßig die Sicherung und die Belege herunter. Der Kunde prüft Auswertungen, Berichte, Prognosen und den KI-Kommentar vor ihrer Verwendung (zum Beispiel für die Generalversammlung oder gegenüber Rechnungsprüfern, Behörden und Finanzamt) auf Plausibilität; Prognosen und der KI-Kommentar sind Hilfen ohne Gewähr. Für Nachrichten an Mitglieder (E-Mail, WhatsApp), die das Zusatzmodul Mitgliederverwaltung nur vorbereitet, und die dafür erforderlichen Einwilligungen ist allein der Kunde verantwortlich; der Anbieter versendet über das Kassenbuch selbst keine Nachrichten an Mitglieder.
7. Verfügbarkeit und Wartung
Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, schuldet aber keine bestimmte Verfügbarkeit, solange nichts anderes vereinbart ist. Geplante Wartungen und Aktualisierungen werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Arbeitszeiten durchgeführt. Der Anbieter hängt vom Hosting-Anbieter ab; Störungen in dessen Verantwortungsbereich sind dem Anbieter nur im Rahmen seiner eigenen Sorgfaltspflichten zurechenbar.
8. Support
Fragen und Fehlermeldungen übermittelt der Kunde über die Funktion „Support“ in der Software oder per E-Mail. Der Anbieter antwortet schnellstmöglich, bei Eingang an einem Werktag (Montag bis Freitag, ausgenommen Feiertage) jedenfalls am selben Werktag, und behebt Fehler in angemessener Frist. Individuelle Anpassungen, Schulungen und Datenübernahmen werden gesondert vereinbart.
9. Datenschutz
Der Kunde ist Verantwortlicher für die in seinem Kassenbuch verarbeiteten personenbezogenen Daten, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den die Parteien mit Vertragsabschluss schließen (siehe Auftragsverarbeitung).
10. Daten bei Vertragsende
Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst exportieren (Sicherung als Datei, CSV, Belege). Auf Wunsch stellt der Anbieter nach Vertragsende eine vollständige Sicherung bereit. Danach löscht der Anbieter die Instanz samt Datenbank, spätestens 30 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
11. Haftung
Der Anbieter haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit unbeschränkt, bei leichter Fahrlässigkeit nur für Personenschäden. Bei leicht fahrlässig verursachten Sach- und Vermögensschäden ist die Haftung des Anbieters auf das Entgelt beschränkt, das der Kunde für den jeweils laufenden Abrechnungszeitraum zu zahlen hat, höchstens aber auf das Entgelt für ein Jahr; für entgangenen Gewinn und mittelbare Schäden haftet er bei leichter Fahrlässigkeit nicht. Zwingendes Recht, insbesondere das Konsumentenschutzgesetz gegenüber Verbrauchern, bleibt unberührt. Das Kassenbuch ist ein Hilfsmittel zur Verwaltung der Vereinskassa und ersetzt keine Steuer-, Rechts- oder Rechnungsprüfungsberatung. Für Datenverlust haftet der Anbieter nur, wenn der Kunde seine Daten regelmäßig gesichert hat und der Verlust auf einem Verschulden des Anbieters beruht.
12. Änderungen der Bedingungen
Änderungen dieser Bedingungen teilt der Anbieter dem Kunden mindestens 2 Monate vor Inkrafttreten in Textform mit. Sie gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht vor Inkrafttreten widerspricht; auf diese Folge weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Bei Widerspruch kann der Anbieter den Vertrag zum Inkrafttreten kündigen.
13. Schlussbestimmungen
Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für Streitigkeiten mit Unternehmern ist das sachlich zuständige Gericht für Knittelfeld. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.